Polityka prywatności Viki Assistant

Kto jest administratorem moich danych osobowych?

Administratorem danych osobowych jest BAKEAPP Sp. z o. o., z siedzibą w Warszawie Długa 29, 00-238 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000807409, o kapitale zakładowym w wysokości 5.100,00 zł; NIP 5223170204, REGON 3845940000000,  e-mail: hello@bakeapp.pl, zwana dalej Bakeapp.

Zakres przetwarzanych przez aplikację danych

Rodzaje danych osobowych/informacji poufnych, do których aplikacja może uzyskiwać dostęp:

  • imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu
  • Informacje o lokalizacji, w tym lokalizacji w tle
  • informacje dotyczące kontaktów zapisanych w telefonie
  • informacje zawarte w kalendarzu urządzenia
  • informacje dotyczące rejestru połączeń
  • Dane rejestrowane za pomocą mikrofonu
  • Informacje dotyczące urządzenia Użytkownika, w tym w szczególności rodzaj urządzenia/systemu operacyjnego oraz wersja oprogramowania

Cele w jakich aplikacja wykorzystuje dane Użytkownika

Aplikacja może uzyskiwać dostęp do danych Użytkownika w następujących celach

  • imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu – w celu założenia oraz obsługi konta w aplikacji Viki Assistant, w tym egzekwowania przepisów Regulaminu oraz wysyłania powiadomień związanych z bieżącą obsługą konta  (dane mogą zostać również zapisane na serwerze Bakeapp) (Podstawą przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO – niezbędność przetwarzania danych do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą)
  • Informacje o lokalizacji – w celu udostępnienia funkcjonalności polegającej na wyświetlaniu Użytkownikowi kontrahentów znajdujących się w pobliżu jego bieżącej lokalizacji a także na wyświetleniu automatycznego komunikatu ułatwiającego zapisanie notatki po spotkaniu z klientem – w przypadku udzielenia zgody na dostęp do lokalizacji urządzenia (Podstawą przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO – udzielona przez Państwa zgoda)
  • informacje dotyczące kontaktów zapisanych w telefonie – w celu udostępnienia funkcjonalności polegającej na umożliwieniu zapisania numerów telefonów zawartych w kontaktach telefonu w aplikacji Viki Assistant co pozwala na łatwe zapisywanie/wyświetlanie notatek powiązanych z konkretnymi kontaktami – w przypadku udzielenia zgody na dostęp do kontaktów zapisanych na urządzeniu (dane mogą zostać również zapisane na serwerze Bakeapp) (Podstawą przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO – udzielona przez Państwa zgoda a po zapisaniu danych na serwerze umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych zawarta z podmiotem, który udostępnił Państwu konto w aplikacji)
  • informacje zawarte w kalendarzu urządzenia – w celu udostępnienia funkcjonalności polegającej na powiązaniu kalendarza z aplikacją Vikiassistant, co pozwala na wprowadzanie danych do kalendarza z poziomu aplikacji   – udostępnienia funkcjonalności polegającej na powiązaniu kalendarza z aplikacją Viki Assistant, co pozwala na wprowadzanie danych do kalendarza z poziomu aplikacji  – w przypadku udzielenia zgody na dostęp do kalendarza (dane mogą zostać również zapisane na serwerze Bakeapp)(Podstawą przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO – udzielona przez Państwa zgoda)
  • informacje dotyczące rejestru połączeń – w celu identyfikacji rozmówcy przed oraz w trakcie połączenia i umożliwienie wyświetlania jego danych, historii połączeń, zadań z nim powiązanych oraz innych aktywności – w przypadku udzielenia zgody na dostęp do kalendarza (dane mogą zostać również zapisane na serwerze Bakeapp)(Podstawą przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO – udzielona przez Państwa zgoda)
  • Dane rejestrowane za pomocą mikrofonu – w celu udostępnienia funkcjonalności polegającej na sporządzaniu notatek głosowych– w przypadku udzielenia zgody na dostęp do mikrofonu (dane te nie są zapisywane na serwerze[ML1] ). Aplikacja na podstawie danych zarejestrowanych z mikrofonu umożliwia dokonanie  transkrypcji mowy na tekst.  (Podstawą przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO – udzielona przez Państwa zgoda)
  • Informacje dotyczące urządzenia Użytkownika – dla celów statystycznych oraz automatycznego usuwania błędów
  • Państwa dane osobowe mogą być również przetwarzane w celu w celu ewentualnego dochodzenia i egzekwowania roszczeń lub też obrony przed takimi roszczeniami (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadnionego interesu administratora danych jakim jest dochodzenie i obrona przed roszczeniami)

W jaki sposób aplikacja wykorzystuje dane osobowe/informacje poufne Użytkownika?

  • Informacje o lokalizacji – Aplikacja na podstawie bieżącej lokalizacji Użytkownika weryfikuje czy w jego pobliżu znajduje się zapisany kontrahent Użytkownika oraz wyświetla propozycję jego odwiedzenia. W przypadku wykrycia, że Użytkownik odwiedził danego kontrahenta (konkretną lokalizację), aplikacja może wyświetlić komunikat z propozycją zapisania notatki dotyczącej tego spotkania. Dane dotyczące lokalizacji są wysyłane na serwer gdzie są porównywane z zapisaną bazą kontrahentów w zintegrowanym systemie CRM (dane dotyczące lokalizacji nie będą jednak zapisywane i przechowywane na serwerze). W celu poprawnego działania tej funkcji niezbędne jest aby aplikacja posiadała dostęp do danych dotyczących lokalizacji w tle (dane dotyczące lokalizacji nie są zapisywane na serwerze).
  • informacje dotyczące kontaktów zapisanych w telefonie – Aplikacja po zakończonej rozmowie Użytkownika wyświetla komunikat umożliwiający zapisanie notatki lub/i zaplanowanie spotkania w kalendarzu dotyczącego konkretnego numeru telefonu.  (dane w przypadku ich zapisania w aplikacji mogą zostać również zapisane na serwerze Bakeapp)
  • informacje zawarte w kalendarzu urządzenia – Aplikacja nie wykorzystuje danych/informacji zawartych w kalendarzu urządzenia, jednakże aplikacja może uzyskiwać dostęp do kalendarza w celu zapisywania spotkań z poziomu aplikacji.  
  • Dane rejestrowane za pomocą mikrofonu – Aplikacja na podstawie danych zarejestrowanych z mikrofonu umożliwia sporządzanie notatek poprzez dokonywanie transkrypcji mowy na tekst.
  • imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu – Aplikacja wykorzystuje te dane do utworzenia konta oraz przesyłania komunikatów związanych z jego bieżącą obsługą.
  • Informacje dotyczące urządzenia Użytkownika – Aplikacja wykorzystuje te dane do tworzenia statystyk oraz automatycznego usuwania błędów

Źródło pochodzenia danych osobowych/informacji poufnych:

Dane są pozyskiwane bezpośrednio od Państwa (w szczególności  imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu podawane podczas procesu rejestracji konta) oraz podczas korzystania przez Użytkownika z aplikacji (w szczególności informacje o lokalizacji, informacje dotyczące kontaktów zapisanych w telefonie, informacje zawarte w kalendarzu urządzenia, dane rejestrowane za pomocą mikrofonu). W przypadku, w którym podczas procesu rejestracji konta wybiorą Państwo opcję logowania za pomocą konta Google, podstawowe dane Użytkownika oraz dane autoryzacyjne zostaną zaimportowane z serwerów Google.

Odbiorcy danych – komu moje dane osobowe mogą zostać udostępnione?:

Dane te mogą być udostępniane podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa. Dostęp do danych na podstawie stosownych umów mogą posiadać także podmioty wspierające Bakeapp w zakresie usług oraz infrastruktury IT. Dostęp do wybranych danych, w szczególności kontaktów, może posiadać również Klient (Państwa pracodawca/zleceniodawca/współpracownik z którym Bakeapp zawarł Umowę lub który w porozumieniu z Bakeapp uzyskał możliwość przetestowania Serwisu przez określony czas (zwany dalej „Klientem”) oraz udostępnił Państwu konto w aplikacji) – w przypadku integracji aplikacji/konta z zewnętrznym system CRM Klienta.

Dane mogą być również zapisywane na serwerze Bakeapp w celu umożliwienia korzystania z niektórych funkcjonalności aplikacji.[ML2] 

Dane osobowe mogą być przekazywane również do partnerów Bakeapp, którzy dostarczają oprogramowanie do diagnostyki i wykrywania błędów, analizy przekazanych danych m.in. w celu umożliwienia użytkownikom korzystania z niektórych funkcjonalności aplikacji. Przekazywanie danych osobowych następuje wyłącznie w sytuacji, gdy jest to niezbędne do wykrycia błędu w funkcjonowaniu aplikacji lub jest to konieczne do korzystania z funkcjonalności aplikacji. Dane osobowe będą wykorzystywane wyłącznie w powyższych celach. Pełna lista partnerów:[ML3] 

Atlassian Corporation Plc – dostawca oprogramowania służącego do śledzenia błędów (Jira).

Google LLC dostawca oprogramowania służącego do zbierania, analizy oraz porządkowania informacji o błędach aplikacji (Crashlitycs).

Mixpanel inc.  – dostawca oprogramowania służącego do analityki biznesowej, w szczególności analizy pozyskanych danych, w tym danych osobowych (Mixpanel).

Google LLC – Dostawca oprogramowania służącego do analizy danych statystycznych (Analitycs).

Google LLC –  dostawca oprogramowania służącego do analizy zebranych danych (BigQuery).

Okres przechowywania:

Dane osobowe będą przechowywane przez okres 30 dni od usunięcia konta/dnia wygaśnięcia okresu próbnego lub rozwiązania umowy zawartej z Klientem (w przypadku jej zawarcia).

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji / profilowanie:

Dane geolokalizacyjne mogą być wykorzystywane do wyświetlania zautomatyzowanych komunikatów takich jak propozycja odwiedzenia kontrahenta lub/i komunikatu ułatwiającego zapisanie notatki po spotkaniu z klientem (odwiedzenia danej lokalziacji). W pozostałym zakresie Bakeapp nie podejmuje decyzji opierających się na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu (w odniesieniu do wyżej opisanych celów przetwarzania danych).

Przekazywanie danych poza EOG:

Bakeapp nie zamierza przekazywać danych osobowych poza europejski obszar gospodarczy (EOG).

Dobrowolność / obowiązek podania danych:

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże niezbędne do rejestracji konta oraz korzystania z aplikacji. Udzielenie zgody na dostęp do lokalizacji/kontaktów/kalendarza/mikrofonu urządzenia jest dobrowolne, jednakże brak tych zgód uniemożliwia korzystanie z wszystkich funkcjonalności aplikacji.

Jakie prawa przysługują mi w związku z przetwarzaniem przez Bakeapp moich danych osobowych?

Posiadają Państwo stosownie do sytuacji prawo do:

  • żądania dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia oraz ograniczenia przetwarzania, a także do przenoszenia swoich danych osobowych;
  • wycofania udzielonej zgody w dowolnym momencie. Wycofanie zgody, nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.
  • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Państwa danych osobowych 
  • wniesienia skargi do organu nadzorczego (PUODO – Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych)

Gdzie mogę się skontaktować w związku z pytaniami dotyczącymi przetwarzania moich danych osobowych oraz realizacją przysługujących mi praw?

Wszelkie zapytania oraz oświadczenia w zakresie ww. praw należy kierować pod poniższe dane kontaktowe:

Dane kontaktowe administratora danych:

BAKEAPP Sp. z o. o., z siedzibą w Warszawie Długa 29, 00-238 Warszawa, hello@bakeapp.pl

Dane kontaktowe inspektora ochrony danych:

Adres e-mail: bakeapp@inspektor-danych.info

*- RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego I Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)